home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 May / Software of the Month Club 1996 May.iso / mac / ISO9660 / ZIPFILES / GIM_313.ZIP / GIM15.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-08-17  |  8.6 KB  |  190 lines
  1.           CHAPTER 15     THE UTILITIES AREA
  2.  
  3.           Folder Housekeeping Utilities
  4.  
  5.  
  6. INTRODUCING THE UTILITIES AREA...
  7.  
  8.           For the most part, GIM folders pretty much take care of
  9.           themselves.
  10.  
  11.           However, there are some things that need to be done every now
  12.           and then.  GIM doesn't do them automatically because they can
  13.           be time-consuming on large folders, and because they aren't
  14.           always necessary.
  15.  
  16.           They are:
  17.  
  18.                - periodic backups of folder data
  19.  
  20.                - optimization of empty folder notes
  21.  
  22.                - assignment of GIN numbers to new ancestors
  23.  
  24.                - matching PIN and GIN numbers where possible
  25.  
  26.           Functions to accomplish these tasks are provided in the
  27.           Utilities Area.  This chapter will discuss each of these
  28.           tasks in turn, and will discuss how often they need to be
  29.           performed.
  30.  
  31.           The Utilities Area also provides a function to fix corrupted
  32.           folders.  That function is described in chapter 16, entitled
  33.           "Testing and Fixing a Folder".
  34.  
  35.           To get to the Utilities Area, press F5 from the Multi Area.
  36.  
  37. FOLDER BACKUPS...
  38.  
  39.           As a matter of fact, GIM folder backups are described in
  40.           chapter 3.  That's because folder backups are performed from
  41.           the Folder Area, not from the Utilities Area.
  42.  
  43.           However, the Utilities Area provides a variation of the Folder
  44.           Backup called the Folder Check.  This function performs the
  45.           same consistency check that the backup function does, but it
  46.           does so without making backup copies of your files.
  47.  
  48.           Why is this useful?  Most of the time, it's not.  Most of the
  49.           time, it is sufficient to let the Folder Area Backup function
  50.           perform the consistency check before it backs up your data.
  51.           But occasionally, if you suspect a problem, you may want to
  52.           check the consistency of your data with the confidence that
  53.           you won't affect your clean backup in any way.
  54.  
  55.           To perform a consistency check without subsequently backing up
  56.           your folder data, press F3 from the Utilities Area.  If your
  57.           folder is large or your hard disk is slow, you may need to
  58.           wait a while.
  59.  
  60. FOLDER OPTIMIZATION...
  61.  
  62.           GIM does a pretty good job of keeping track of empty spots in
  63.           your folder.  If you delete a person, or a date or note, GIM
  64.           is usually pretty good about remembering where that empty spot
  65.           is, so that it can use it again the next time you need one.
  66.  
  67.           Occasionally, you may want to check to make absolutely sure
  68.           that there are no missing spots in your folder.  The folder
  69.           optimization function will take care of this for you.  This
  70.           function searches through all of the files in your GIM folder
  71.           for empty spots, and remembers them for future use.
  72.  
  73.           Generally, you should only need to perform this function once
  74.           in a great while, such as when you suspect that GIM isn't
  75.           correctly reusing empty spots in your files.  For example, if
  76.           you should happen to delete a lot of notes, and yet you notice
  77.           that every time you add a new note, the size of your notes
  78.           file continues to grow.  However, this sort of thing should
  79.           never happen, and if you notice it, you should report it to
  80.           the GIM Authors immediately.
  81.  
  82.           To perform this function, press F5 from the Utilities Area.
  83.  
  84. RESET GIN:  ASSIGNING GIN NUMBERS...
  85.  
  86.           In order for GIM to perform optimally, it is important that
  87.           all of your direct ancestors have GIN numbers assigned to
  88.           them.
  89.  
  90.           A GIN number is like an Ahnentafel number.  Each GIN number is
  91.           assigned such that every ancestor has a unique number.  To be
  92.           specific, for each ancestor with a GIN number of N, his or her
  93.           father has a GIN number of 2N and his or her mother has a GIN
  94.           number of 2N+1.  In this way, once an ancestor receives a GIN
  95.           number, he or she will retain that same GIN number throughout
  96.           the course of your research.  This means that you can assign
  97.           GIN numbers now, then add more ancestors later, and then when
  98.           you assign GIN numbers again, none of the already-existing GIN
  99.           numbers will need to be changed.
  100.  
  101.           You should perform the Reset-GIN function whenever you create
  102.           a new folder from a GEDCOM file (see Chapter 14) and whenever
  103.           you notice that a direct ancestor has no GIN number.
  104.  
  105.           To assign GIN numbers to your ancestors, use the following
  106.           procedure:
  107.  
  108.           First, identify the "root" person in your folder, that is, the
  109.           youngest person in your family tree, such as yourself, or your
  110.           oldest child.  This person will receive the smallest GIN
  111.           number, typically 1, although you can choose any number for
  112.           that person.
  113.  
  114.           Next, navigate to that person using the folder navigation
  115.           techniques described in Chapter 4.  This must be done from the
  116.           Multi Area; it cannot be done from within the Utilities Area.
  117.  
  118.           Next, enter the Utilities Area by pressing F5 from the Multi
  119.           Area.
  120.  
  121.           Next, press F2 to activate the Reset-GIN function.
  122.  
  123.           The Reset-GIN function will display a pedigree chart, includ-
  124.           ing the selected person, and will ask you to verify that this
  125.           is the person you want as your root person by asking, "Do you
  126.           want to start the GIN numbering system with the highlighted
  127.           person?"  Answer "no" to abort the Reset-GIN function; answer
  128.           "yes" to proceed.
  129.  
  130.           The Reset-GIN function will ask you for a starting GIN number,
  131.           and will recommend a value of 1.  You may choose any starting
  132.           value here.
  133.  
  134.           The Reset-GIN function will then proceed automatically to
  135.           assign GIN numbers to your entire family.  It will clear out
  136.           all previously existing GIN numbers before it does so.  (But
  137.           see the "More to Come" section below.)
  138.  
  139.           Once the Reset-GIN function is completed, it is highly
  140.           recommended that you continue with the Match PIN-GIN function,
  141.           described below.
  142.  
  143. MATCH PIN-GIN:  MATCHING GIN AND PIN NUMBERS...
  144.  
  145.           In order for GIM to perform optimally, it is important that
  146.           all of your direct ancestors have GIN numbers assigned to
  147.           them, and that their GIN numbers and PIN numbers are identical
  148.           wherever possible.
  149.  
  150.           GIN numbers were described above.  PIN numbers are unique for
  151.           each individual in the folder, and they correspond to the
  152.           location on your disk where that person is stored.  For a
  153.           variety of reasons, it is faster for GIM to find people on the
  154.           disk if their PIN and GIN numbers are identical.
  155.  
  156.           You should perform the Match PIN-GIN function whenever you
  157.           perform the Reset-GIN function, and periodically thereafter,
  158.           especially when you add new ancestors and when you add many
  159.           new persons.
  160.  
  161.           To match PIN and GIN numbers in your folder, use the following
  162.           procedure:
  163.  
  164.           First, enter the Utilities Area by pressing F5 from the Multi
  165.           Area.
  166.  
  167.           Next, press F1 to activate the Match PIN-GIN function.
  168.  
  169.           The Match PIN-GIN function will then proceed automatically to
  170.           match PIN and GIN numbers wherever possible.
  171.  
  172. COUNTING TREES
  173.  
  174.           To assist in determining extraneous data within a folder, the
  175.           Tree Count selection will count the number of disjoint sets of
  176.           genealogical data (i.e. "trees") and display the first five
  177.           persons encountered in each tree.  This can be useful, for
  178.           example, in identifying orphaned persons or families which may
  179.           have become disconnected from the main branch unintentionally,
  180.           or without your knowledge.
  181.  
  182.           If this tree-counting utility reports more trees in your
  183.           folder than you expect, then the disjoint data may be manually
  184.           joined into the main genealogical tree, or the extraneous data
  185.           may be removed.  To do so, use the Merge Two Persons function,
  186.           or the Delete Person and Delete Family functions respectively.
  187.           These are available from the Multi Area, which is described in
  188.           Chapter 4 of this documentation.
  189.  
  190.